Dlaczego to jest ważne?
Bez przypisanego harmonogramu temat spotkania nie będzie dostępny do rezerwacji.
Harmonogram dostępności to jedno z najważniejszych ustawień w Zencal. To właśnie on określa, kiedy można umawiać spotkania.
Dlatego podczas konfiguracji konta warto rozpocząć od utworzenia harmonogramu dostępności i dopiero później przejść do tworzenia tematów spotkań.
Ta sama zasada dotyczy pracy zespołowej. Jeśli dodajesz nowego członka zespołu, najpierw skonfiguruj jego harmonogram dostępności, a dopiero następnie przypisz go jako organizatora do tematów spotkań.
Co to jest harmonogram dostępności?
Harmonogram dostępności określa Twoją dostępność, którą pokazujesz klientom. To przedziały czasu, w których chcesz, żeby klienci umawiali u Ciebie spotkania. Możesz nim zarządzać na bieżąco: dodawać wyjątki, zmiany lub dodatkowe otwarte godziny.
Jak dodać harmonogram dostępności?
Aby dodać harmonogram dostępności:
- Wejdź w panel Harmonogramy.
- Kliknij przycisk Utwórz harmonogram.
- Nazwij harmonogram.
Wskazówka: Jeśli korzystasz z tych samych godzin dostępności dla wszystkich tematów spotkań, wystarczy utworzyć jeden harmonogram i przypisać go do każdego z nich.
Jeżeli poszczególne tematy spotkań mają różne godziny dostępności, utwórz osobne harmonogramy i nadaj im czytelne nazwy. Dzięki temu później łatwo przypiszesz właściwy harmonogram do odpowiedniego tematu spotkania.
Przykład: Jeśli prowadzisz spotkania online i stacjonarne, a każdy z tych typów spotkań odbywa się w innych godzinach, utwórz dwa oddzielne harmonogramy, np. „Spotkania online” oraz „Spotkania stacjonarne”.
4. Wybierz osobę, której dostępność ma być określana przez ten harmonogram. Jeśli korzystasz z Zencal samodzielnie, dostępna będzie tylko Twoja nazwa użytkownika. Jeżeli pracujesz w zespole, możesz przypisać harmonogram do dowolnego członka zespołu.
Jak dodać przerwę w harmonogramie?
Przerwę możesz dodać w podstawowych informacjach harmonogramu jako „Przerwa między spotkaniami”.
💡 Warto wiedzieć:
Jeśli jesteś dostępny od 9:00 do 16:00, spotkania trwają 60 minut, a po każdym spotkaniu ustawiona jest 10‑minutowa przerwa, to ostatnie możliwe spotkanie rozpocznie się o 14:50.
Przykład:
- Spotkanie: 14:50–15:50
- Przerwa: 15:50–16:00
Ponieważ Zencal zawsze uwzględnia ustawioną przerwę, zarówno spotkanie, jak i przerwa muszą zmieścić się w zadeklarowanych godzinach dostępności. Dlatego termin na 15:00 nie byłby dostępny, ponieważ po jego zakończeniu nie byłoby już miejsca na 10‑minutową przerwę.
Zaawansowane ustawienia harmonogramu - dlaczego warto je ustawić?
1. Minimalny czas wyprzedzenia
Określa, z jakim minimalnym zapasem czasu ktoś może zapisać się na spotkanie.
- Zastosowanie: Chroni Cię przed niespodziewanymi spotkaniami „na już”. Jeśli ustawisz np. 60 minut, nikt nie będzie mógł zarezerwować terminu, który rozpoczyna się za pół godziny.
2. Okno rezerwacji
Definiuje, jak daleko w przyszłość kalendarz ma być otwarty dla klientów
- Zastosowanie: Zapobiega rezerwacjom z zbyt dużym wyprzedzeniem (np. za rok). Jeśli ustawisz np. 4 tygodnie, użytkownicy zobaczą wolne terminy tylko na najbliższy miesiąc.
3. Częstotliwość terminów
Określa, co ile minut system ma generować i wyświetlać potencjalne godziny rozpoczęcia spotkań (np. co 15, 30 lub 60 minut).
💡 Warto wiedzieć: Pozostawienie tego pola pustego sprawi, że system obliczy te odstępy automatycznie na podstawie długości spotkania oraz przerwy.
4. Limit dzienny
- Opis: Maksymalna liczba spotkań, jakie możesz odbyć w ciągu jednego dnia.
Pozostawienie pola pustego oznacza brak jakichkolwiek limitów (będziesz dostępny dopóki masz wolny czas w kalendarzu). 💡 Warto wiedzieć: Limit spotkań jest związany z harmonogramem, czyli jeśli masz jeden harmonogram do wszystkich swoich tematów spotkań i ustawisz limit 3. To niezależnie jakie tematy spotkań zostaną zarezerwowane możesz maksymalnie mieć ich 3 dziennie.
5. Harmonogram obowiązuje (Od / Do)
Pozwala określić konkretne ramy czasowe (datę początkową i końcową), w których te zasady rezerwacji mają mieć zastosowanie.
Pozostawienie tych pól pustych oznacza, że harmonogram działa bezterminowo, bez żadnych ograniczeń dat.
Na samym dole znajduje się zielony przycisk „Zapisz”, który zatwierdza wprowadzone zmiany.
Dlaczego warto dobrze ustawić swój harmonogram?
- Urealnia liczbę rezerwacji - klienci widzą tylko terminy, które faktycznie chcesz udostępniać.
- Zmniejsza liczbę „problemowych” spotkań - dzięki minimalnemu wyprzedzeniu, oknu rezerwacji, przerwie i limitom dziennym.
- Oszczędza czas w konfiguracji - raz ustawione zasady można przypisać do wielu tematów spotkań.
- Ułatwia pracę zespołową - każdy członek zespołu ma własne reguły dostępności, a Ty łatwo przypisujesz organizatorów do tematów bez chaosu.
W praktyce: harmonogram jest fundamentem, na którym opiera się dostępność tematów spotkań, organizacja pracy zespołu i przewidywalność kalendarza.